TIETOSUOJASELOSTE: ARVOSTAMME JA KUNNIOITAMME IHMISYYTTÄ JA YKSITYISYYTTÄ

Yhtiömme arvostaa ihmisyyttä ja yksityisyyttä. Ajattelemme, että emme halua käyttää ihmisten meille uskomia tietoja arveluttaviin käyttötarkoituksiin. Haluamme käyttää meille uskottuja tietoja vain tavanomaiseen yritystoimintaan (esim. yhteydenpito asiakkaisiin, yhteistyökumppaneihin ja potentiaalisiin asiakkaisiin, sekä sovittujen tehtävien hoitaminen). Säilytämme tietoja luotettavasti digitaalisissa pilvipalveluissa ja käytämme automaattisesti päivittyvää virustorjuntaa, sekä palomuuripalveluja. Päivitämme tietotekniset laitteemme viipymättä, kun järjestelmä- tai laitetoimittaja päivityksiä suosittelee. Tietoteknisiä laitteita emme jätä esim. vartioimattomaan autoon tai kokoustilaan tai muuhun julkiseen / helposti saavutettavaan tilaan.

Tallennamme lähes kaikki saapuneet ja lähetetyt sähköpostit ja muut digitaaliset viestit automaattisesti. Niihin kirjatut tiedot ovat monissa asiakkaalle toteutettavissa projekteissa asiakkaille hyödyllisiä tietoja. Esimerkiksi tarjouspyynnön valmisteluvaiheessa olevaan viestiin on aika ajoin tarpeen palata vuosienkin päästä sopimuskaudella tai jopa seuraavia tarjouskilpailuja valmisteltaessa. Sähköpostit sisältävät usein myös tehtävänantoja tai muita sopimuksellisia / sopimuksia täydentäviä tietoja. Sähköpostien sisältämät yhteystiedot säilytämme viestin mukana.

Tuotteitamme ja palvelujamme myydessämme ja markkinoidessamme käytämme lähtökohtaisesti julkisesti saatavilla olevia tietoja. Käytämme kuitenkin yhteyshenkilörekisteriin tallennettuja tietoja myös esimerkiksi asiakastyytyväisyyden, sekä uusien tarpeiden kartoittamisessa ja joulukorttien postittamisessa. Haluamme noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta periaatteineen. Teillä on mm. oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei mielestänne ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

Tietosuoja-asioissa voitte aina olla meihin yhteydessä haluammallanne tavalla (esim. info@seesamaukene.fi).

1. Rekisterinpitäjä

EM-Palvelut Oy

Yhteystiedot:
Koluntie 1
41120 PUUPPOLA

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

EM-Palvelut Oy / Esa Mutanen
Koluntie 1
41120 PUUPPOLA
+358 50 493 3523
esa.mutanen@empalvelut.fi

Tapauksen mukaan mahdollisen tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Sama kuin edellä

2. Rekisteröidyt

Tallennamme rekisteriimme:

  • asiakkaidemme tietoja
  • asiakkaidemme tilaamien projektien hoitamiseen osallistuvien henkilöiden tietoja
  • potentiaalisten asiakkaiden tietoja. Potentiaalinen asiakas on esim. tarjouspyynnön yrityksellemme suullisesti tai kirjallisesti jättänyt tai sellainen henkilö, joka on ilmoittanut yhteystietonsa nettisivujemme (https://seesamaukene.fi) tai facebook-sivustomme (https://www.facebook.com/SeesamHankintapalvelut/) kautta tai lähestynyt yhtiötämme puhelimitse, sähköpostilla, tekstiviestillä, whatsupp-viestillä tai millä tahansa tietojenkäsittelyyn tarkoitetulla laitteella/sovelluksella siten, että lähestymisestä voi päätellä tarkoituksen olevan kiinnostus tuotteitamme kohtaan
  • yhteistyökumppaneidemme tietoja. Yhteistyökumppanilla ei tässä yhteydessä tarkoiteta asiakkaita.
  • työntekijöidemme tietoja
  • järjestämiemme tarjouskilpailujen tarjoajien tai tarjoajaehdokkaiden tietoja (mm. tarjouskilpailun valmistelussa tietojen vaihtoon osallistuvat tarjoajaehdokkaat ja säilytettävien tarjousten laatijoiden tiedot)

 

Rekisterimme koostuu erilaisista tallentamisalustoista kuten sähköpostikansiot, pilvipalveluun tallennetut tiedostot, puhelimen muistiot ja sovellukset, sekä paperiset talleenteet.

 

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:

Henkilötietoja käsitellään:

  • potentiaalisen asiakkaan omaehtoisen lähestymisen perusteella (tallennamme esim. saapuneet sähköpostit niissä olevine tietoineen)
  • rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella
  • asiakkaan palvelemisen edellyttämillä perusteilla (esim. yritykseltämme tilattujen projektien hoitamiseen osallistuvat asiakkaan edustajat)
  • tarjouskilpailun valmistelussa ja tarjouskilpailuissa, sekä tarjousten vertailussa ja sopimuskauden aikaisissa asiakastehtävissä
  • Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella (esim. messuilla tai verkkopalveluissa tai verkkosivuilla kerätty potentiaalilista, lomakkeelle kysytty lupa markkinointiin)

 

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

  • asiakassuhteen ja -tehtävien hoitaminen
  • palveluistamme ja tuotteistamme kertominen


 

  1. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Yhteystiedot

  • nimi
  • mahdollinen työosoite
  • työsähköposti
  • työpuhelinnumero

 

Muut tiedot

  • mahdollinen rooli projekteissa (päättäjä, työryhmän jäsen, osaamisalue)

Asiakastiedot

  • tiedot ostetuista tuotteista / palveluista

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen esa.mutanen@empalvelut.fi

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista. Myös sopimus- ja projektiaineistoihin saattaa liittyä tietoja, joita perustellusti voidaan säilyttää.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Toistaiseksi emme hae asiakastietoja säännönmukaisesti tietyistä tietolähteistä.

 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin EM-Palvelut Oy:n ulkopuolelle.

8. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin asiakkaan kanssa on sopimukseen tai projektiasiakirjoihin liittyviä velvoitteita tai sopimuksen suorittamiseen liittyvien velvoitteiden näyttövelvoitteita (esim. julkisten hankintojen valmisteluun liittyvien viestien säilyttäminen julkisuuslain edellyttämän ajan mm. vastuuvakuutuksellisista syistä).

Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme ilmoittamallamme tavalla tai mikäli ilmoitus puuttuu, lähettämällä poistumispyyntö osoitteeseen info@seesamaukene.fi.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisteriä käsittelevät EM-Palvelut Oy:n työntekijät ja -harjoittelijat.

Käytössämme on tilitoimiston sähköinen järjestelmä, jonne asiakastiedoista tallennetaan laskutus-, tilaaja- ja yhteyshenkilötietoja. Tilitoimiston työntekijöillä on mahdollisuus nähdä näitä tietoja. Heitä sitoo kuitenkin palvelusopimukseemme sisältyvä salassapitovelvoite. Tilitoimiston työntekijät eivät saa käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

 

12. Tietosuojaselosteen muutokset

Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 23.5.2018. Rekisterinpitäjällä on oikeus päivittää tietosuojaselostetta julkaisemalla päivitetty versio osoitteessa https://seesamaukene.fi/tietosuojakaytantomme.