TIETOSUOJASELOSTE: ARVOSTAMME JA KUNNIOITAMME IHMISYYTTÄ JA YKSITYISYYTTÄ
Yhtiömme arvostaa ihmisyyttä ja yksityisyyttä. Ajattelemme, että emme halua käyttää ihmisten meille uskomia tietoja arveluttaviin käyttötarkoituksiin. Haluamme käyttää meille uskottuja tietoja vain tavanomaiseen yritystoimintaan (esim. yhteydenpito asiakkaisiin, yhteistyökumppaneihin ja potentiaalisiin asiakkaisiin, sekä sovittujen tehtävien hoitaminen). Säilytämme tietoja luotettavasti digitaalisissa pilvipalveluissa ja käytämme automaattisesti päivittyvää virustorjuntaa, sekä palomuuripalveluja. Päivitämme tietotekniset laitteemme viipymättä, kun järjestelmä- tai laitetoimittaja päivityksiä suosittelee. Tietoteknisiä laitteita emme jätä esim. vartioimattomaan autoon tai kokoustilaan tai muuhun julkiseen / helposti saavutettavaan tilaan.
Tallennamme lähes kaikki saapuneet ja lähetetyt sähköpostit ja muut digitaaliset viestit automaattisesti. Niihin kirjatut tiedot ovat monissa asiakkaalle toteutettavissa projekteissa asiakkaille hyödyllisiä tietoja. Esimerkiksi tarjouspyynnön valmisteluvaiheessa olevaan viestiin on aika ajoin tarpeen palata vuosienkin päästä sopimuskaudella tai jopa seuraavia tarjouskilpailuja valmisteltaessa. Sähköpostit sisältävät usein myös tehtävänantoja tai muita sopimuksellisia / sopimuksia täydentäviä tietoja. Sähköpostien sisältämät yhteystiedot säilytämme viestin mukana.
Tuotteitamme ja palvelujamme myydessämme ja markkinoidessamme käytämme lähtökohtaisesti julkisesti saatavilla olevia tietoja. Käytämme kuitenkin yhteyshenkilörekisteriin tallennettuja tietoja myös esimerkiksi asiakastyytyväisyyden, sekä uusien tarpeiden kartoittamisessa ja joulukorttien postittamisessa. Haluamme noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta periaatteineen. Teillä on mm. oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei mielestänne ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
Tietosuoja-asioissa voitte aina olla meihin yhteydessä haluammallanne tavalla (esim. info@seesamaukene.fi).
EM-Palvelut Oy
Yhteystiedot:
Koluntie 1
41120 PUUPPOLA
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
EM-Palvelut Oy / Esa Mutanen
Koluntie 1
41120 PUUPPOLA
+358 50 493 3523
esa.mutanen@empalvelut.fi
Tapauksen mukaan mahdollisen tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Sama kuin edellä
Tallennamme rekisteriimme:
Rekisterimme koostuu erilaisista tallentamisalustoista kuten sähköpostikansiot, pilvipalveluun tallennetut tiedostot, puhelimen muistiot ja sovellukset, sekä paperiset talleenteet.
Rekisterin pitämisen peruste:
Henkilötietoja käsitellään:
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Yhteystiedot
Muut tiedot
Asiakastiedot
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen esa.mutanen@empalvelut.fi
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista. Myös sopimus- ja projektiaineistoihin saattaa liittyä tietoja, joita perustellusti voidaan säilyttää.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
Toistaiseksi emme hae asiakastietoja säännönmukaisesti tietyistä tietolähteistä.
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin EM-Palvelut Oy:n ulkopuolelle.
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin asiakkaan kanssa on sopimukseen tai projektiasiakirjoihin liittyviä velvoitteita tai sopimuksen suorittamiseen liittyvien velvoitteiden näyttövelvoitteita (esim. julkisten hankintojen valmisteluun liittyvien viestien säilyttäminen julkisuuslain edellyttämän ajan mm. vastuuvakuutuksellisista syistä).
Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme ilmoittamallamme tavalla tai mikäli ilmoitus puuttuu, lähettämällä poistumispyyntö osoitteeseen info@seesamaukene.fi.
Rekisteriä käsittelevät EM-Palvelut Oy:n työntekijät ja -harjoittelijat.
Käytössämme on tilitoimiston sähköinen järjestelmä, jonne asiakastiedoista tallennetaan laskutus-, tilaaja- ja yhteyshenkilötietoja. Tilitoimiston työntekijöillä on mahdollisuus nähdä näitä tietoja. Heitä sitoo kuitenkin palvelusopimukseemme sisältyvä salassapitovelvoite. Tilitoimiston työntekijät eivät saa käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa.
Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 23.5.2018. Rekisterinpitäjällä on oikeus päivittää tietosuojaselostetta julkaisemalla päivitetty versio osoitteessa https://seesamaukene.fi/tietosuojakaytantomme.